Bolind vil stressrisici til livs

26. januar 2024

 

Med målrettet hjælp udefra vil Bolind øge arbejdstilfredsheden og forebygge stress. Vejen går gennem mere overblik og stærkere prioriteringer af opgaverne.

 

Den mentale sundhed er generelt udfordret i Danmark. Bolind er heller ikke gået fri for at opleve medarbejdere, som er blevet ramt af stress, og har valgt at gøre noget ved det.

Bolinds medarbejdere har netop været gennem et fire måneder langt forløb, hvor de har lært at være på forkant i stedet for bagkant. Det vil sige at få overblik og dermed en oplevelse af, at det er medarbejderne selv, der styrer opgaverne og informationerne og ikke omvendt. En af vejene til at arbejde mere struktureret, velovervejet og balanceret handler om at organisere sit arbejde og egne arbejdsrutiner optimalt. Alle kender til en overfyldt indbakke, at bruge al for lang tid på at lede efter en bestemt mail eller information, og alle kan få stress. Der er dog meget hjælp at hente i it-værktøjer som fx Outlook, men det skal kombineres med sunde arbejdsvaner for at virke.

I samarbejde med PEPworldwide, der underviser i metoden PEP (det for står for det Personlige Effektivitets-Program), har Bolind haft fokus på at ændre arbejdsvaner i forhold til håndtering af information med særlig vægt på struktur, planlægning og prioritering af opgaver i Outlook. Forløbet har bestået af både workshops og individuelle samtaler med PEP specialist Jonna Baagøe.

Fire timer sparet om ugen

PEP oplyser, at en virksomhed i gennemsnit frigiver fire timer pr. uge pr. medarbejder, hvis medarbejderne metodisk ændrer arbejdsvaner.

Det bliver til kolossalt mange arbejdstimer på et år, når man ikke længere skal bruge tid på at lede efter noter og ikke mindst mails.

Med de effektive struktureringsværktøjer og nye vaner, ved man præcis, hvor man skal lede efter en bestemt information, hvornår der er tid til fordybelse og hvornår man skal løse en opgave. Det giver overblik og tryghed, fordi man er fuldkommen sikker på, at man ikke glemmer noget, og det gør naturligvis arbejdsindsatsen mere effektiv.

Velliv foreningen har specialiseret sig i mental sundhed på arbejdspladserne og valgte at bidrage betragteligt til finansieringen af PEP-forløbet hos Bolind. Velliv foreningen, som ejer det kundeejede pensionsselskab af samme navn, støtter indsatser, som fx forebygger stress, og som alle virksomheder kan søge om økonomisk støtte hos.

Velliv var en forudsætning

- Uden Vellivs tilskud havde vi ikke været i stand til at gennemføre kurset, så det er vi naturligvis taknemmelige for, og vi glæder os til at  øge trivslen og skabe grobund for et mere meningsfuldt arbejdsliv med mere effektive arbejdsvaner her i Bolind, siger Birgit Jensen, der er chef for Mennesker og Kultur.

Ifølge hende har Bolind gennem flere år vænnet sig til at sende rigtig mange mails rundt. Det bliver anderledes nu, hvor de, der har været med i PEP forløbet, har fået en mere velovervejet kommunikationsadfærd med fx Go-Ri-Ma (gå/ring/mail) metoden. Resultatet er, at der nu sendes langt færre mails, fordi de nu ved, at det er langt mere effektivt at gå hen til den person, de gerne vil informere om noget eller alternativt ringe til dem og først som det sidste sende en mail.

Må ikke forstyrres

Gennem Bolind medarbejdernes en-til-en-møder med PEP har de hver især fået skræddersyet en arbejdsstruktur og rutiner, der tilgodeser netop deres jobfunktion og kontakt med kolleger/kunder og ikke mindst prioriterer opgaverne efter vigtighed.

- Allerede her i begyndelsen af det nye år har vi dedikeret 5 timer om ugen pr. medarbejder til fokustid. Altså et fast tidsrum på dagen i hele virksomheden, hvor vi ikke forstyrrer hinanden. Med tydelig skelnen mellem ’tilgængelig’ og ’utilgængelig’ kan vi fordybe os mere, hvad både højner effektiviteten og forebygge stress. Jeg vil dog gerne understrege, at er man først ramt af stress, så er PEP ikke løsningen. Det skal håndteres helt anderledes, siger Birgit Jensen.

Ved at handle på potentielle stressfaktorer i arbejdslivet stempler Bolind ind i ambitionen om at være et godt sted at arbejde; en arbejdsplads, hvor medarbejderne oplever, at deres trivsel har betydning og arbejdsvilkårene er gode, præcis som FN ønsker at fremme det gennem et af sine verdensmål.

 

- Efter forløbet med PEP er min indbakke langt mere overskuelig, og med opgavefunktionen i Outlook har jeg fået et effektivt og naturligt opfølgnings flow på mine sager. Der er stadig dage hvor den ’mentale rundkørsel’ bliver udfordret, men det er blevet meget nemmere at navigere, prioritere og komme tilbage på sporet; siger salgsassistent Dina Groth.